5. Vad är en upphandling?
Offentlig sektor måste alltid upphandla innan de får skriva avtal med en utvald leverantör. Vid anbudsförfrågan uppmanas flera företag att lämna ett bindande anbud på uppdraget. Om du som leverantör vill delta i en anbudsprocess så är det viktigt att sätta sig in i anbudsmaterialet, även kallat förfrågningsunderlag eller upphandlingsdokument, som beställaren gått ut med.
I anbudsmaterialet hittar du uppgifter om vilka krav ditt företag måste leva upp till. Du hittar även en fördjupad beskrivning av uppdraget, så att du är utrustad med all nödvändig information för att kunna lämna ett så bra och realistiskt erbjudande som möjligt till beställaren. Det övergripande syftet för den upphandlande enheten är att säkerställa bästa möjliga lösning till bästa möjliga pris och kostnad. De inkomna anbuden ska utvärderas sakligt och enligt underlagets förutbestämda kriterier.
Den anbudsgivare som presenterat det lägsta priset, eller bästa förhållandet mellan pris och kvalitet, vinner kontraktet. Anbudslämnare som har invändningar mot utvärdering och tilldelning kan begära överprövning hos förvaltningsrätten.
Upphandlingar för 800 miljarder kronor
Varje år upphandlar offentlig sektor tjänster, produkter och entreprenader till ett värde av närmare 800 miljarder kronor. 2021 genomfördes totalt cirka 18 000 offentliga upphandlingar. Det finns med andra ord stora chanser att göra lönsamma affärer för de företag som är aktiva anbudslämnare. Landets kommuner annonserar flest upphandlingar. Trafikverket är den statliga myndighet som står för flest offentliga upphandlingar varje år.
Anläggningsarbete är den kategori som upphandlas mest. 2020 annonserades 6 612 upphandlingar inom CPV-huvudgrupp 45 (Anläggningsarbete). Det är drygt en tredjedel av alla annonserade upphandlingar.
Antalet inlämnade anbud per upphandling har minskat de senaste åren och varierar mellan olika branscher. 2020 var det i genomsnitt 4,9 anbudsgivare per upphandling. I de flesta upphandlingar (9 av 10) tillämpas LOU och nära hälften av upphandlingarna är direktivstyrda och flest upphandlingar genomförs med förenklat förfarande.
Offentlig upphandling - en process i många steg
En upphandlingsprocess består av många olika steg, från planering till tilldelning av kontrakt. En upphandlande myndighet eller enhet som har behov av att hitta en samarbetspartner inleder processen med en behovsanalys. Sedan planeras upphandlingen, kontraktets värde räknas fram och ett förfrågningsunderlag förbereds. Förfrågningsunderlaget är de handlingar och dokument som anbudslämnarna får som underlag för att kunna lämna ett anbud. Förfrågningsunderlaget består av krav på leverantören, tekniska specifikationer, utvärderingsgrunder och eventuella andra villkor. Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är tydligt och komplett så att det inte finns risk för missförstånd. Det är upphandlaren som styr vad som skall ingå i anbudet. En offentlig upphandling ska i princip alltid annonseras ut. Den upphandlande myndigheten ska i samband med detta ange hur, var och när anbudet ska lämnas in.
Anbud omfattas av absolut sekretess. Det får inte finnas risk att de känslig information om anbuden läcker ut. Vid anbudsutvärderingen granskas anbudsgivarna utifrån de krav som ställts i förfrågningsunderlaget avseende ekonomisk ställning, teknisk kompetens och yrkesmässig erfarenhet. Leverantörer kan uteslutas om myndigheten upptäcker att de gjort sig skyldiga till brott eller är försatta i konkurs.
Det finns i vissa situationer också en skyldighet att förkasta ett anbud som är onormalt lågt enligt LOU. De ”godkända” anbuden jämförs sedan på punkt efter punkt. Den leverantör som lämnat det anbud som har lägst pris eller är mest fördelaktigt tilldelas kontraktet. Tilldelningsbeslutet, eller underrättelse om beslut som det formellt heter, ska ske snarast och skriftligen till de leverantörer som tilldelas kontraktet, men även de andra anbudsgivare som deltagit i upphandlingen ska få ta del av beslutet.
Se kommande upphandlingar
På Byggfakta skapar vi betydande konkurrensfördelar och värde för våra kunder. Det gör vi bland annat genom att tillhandahålla marknadens vassaste projektinformation – så att du vet vad som rör sig på din marknad. Bland annat får man tillgång till offerter och anbud – långt innan de publiceras och vi har gjort det enkelt för dig att identifiera och följa upp de projekt och aktörer som är viktiga för din verksamhet.
Fyll i formuläret och få en visning av verktyget SMART